Accesso agli ‘identificativi’ di una  raccomandata

Tar Piemonte 18 febbraio 2016, n. 207

Sussiste il diritto dell’interessato di ottenere copia del registro di consegna delle raccomandate, detenuto da Poste Italiane [ciò, osserva il Collegio, ancorché si siano indicati (solamente) mittente, destinatario e (presumibile) data di inoltro, in virtù del fatto che “si poneva …in capo all’Amministrazione l’obbligo di avviare una ricerca, presumibilmente consultando un registro in cui sono trascritti giornalmente i dati della corrispondenza (mittente, destinatario, data di consegna), quindi di porre in essere una attività non di elaborazione, ma di ricerca, consistente nel consultare il registro, estrarre il dato richiesto, anche effettuando semplicemente la fotocopia della pagine in cui sono stati trascritti i dati”]

FATTO e DIRITTO

I) Con ricorso notificato in data 20 ottobre 2015 e depositato in data 23 ottobre 2015, la ricorrente ha chiesto l’annullamento del silenzio serbato da Poste Italiane in ordine alla sua istanza inoltrata in data 16 luglio 2015, con cui chiedeva copia di una lettera raccomandata inviatale dalla Società S. in data successiva al 12 gennaio 2013.

Espone di aver ricevuto una raccomandata A.R. dall’Assicurazione S. datata 11 gennaio 2013, della quale ha smarrito la busta, con il timbro della data di ricevimento e il relativo numero di identificazione.

Una prima richiesta presentata in data 15.4.2015 all’Ufficio Postale è stata riscontrata con la nota delle Poste del 19.6.2015, in cui si informava l’interessata che in assenza di precise indicazione non era possibile effettuare una “verifica mirata”.

Ha quindi chiesto, in data 25 giugno 2015, tramite il legale, di poter avere copia della suddetta raccomandata, informazioni in ordine alla data di consegna della suddetta raccomandata.

La Posta ha riscontrato la richiesta con la nota del 28.8.2015 (in cui erroneamente è stato riportato l’anno 2014), rappresentando la necessità di indicare il numero della raccomandata e la data di spedizione.

Con nota del 16 luglio 2015 la ricorrente ha fatto presente l’impossibilità di trasmettere i dati richiesti, che erano proprio quelli per i quali aveva inviato la precedente istanza.

A tale scopo reiterava la domanda di accesso agli atti.

Non avendo ulteriore riscontro, ha notificato il seguente ricorso, chiedendo l’annullamento del silenzio serbato sulla domanda inoltrata il 16 luglio 2015, lamentando i seguenti profili di illegittimità:

1) violazione di legge in riferimento all’art 2 L. 241/90; eccesso di potere per illogicità, irragionevolezza, carenza dei presupposti, contraddittorietà: Poste Italiane è tenuta a garantire l’accesso agli atti, per cui nel caso di specie avrebbe dovuto dare riscontro alla domanda volta ad ottenere copia degli atti e indicazioni in ordine alla data di avvenuta consegna della raccomandata inviata alla ricorrente;

2) violazione dell’art 3 L. 241/90, essendo l’inerzia dell’Amministrazione immotivata.

In via istruttoria viene chiesta l’acquisizione degli atti del procedimento conclusosi con l’adozione dell’atto impugnato e nel merito, l’accoglimento del ricorso, con ordine alle Poste Italiane di comunicare alla ricorrente eventualmente consegnando copia dei registri di consegna e dunque di avvenuto ricevimento della raccomandata della Società So.Ge.S.A. datata 11 gennaio 2013.

Si è costituita in giudizio la Società Poste Italiane spa, rilevando l’inammissibilità del ricorso, in quanto il diritto di accesso non è mai stato rifiutato, ma solo subordinato alla presentazione di dati necessari per consentire il rilascio dell’informazione richiesta.

Nel merito ha chiesto il rigetto del ricorso poiché ai sensi dell’art 5 comma 2 del DPR n. 184/2006, il richiedente deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero gli elementi che ne consentano l’individuazione, specificare e ove occorra, comprovare l’interesse connesso all’oggetto della richiesta; pertanto la domanda non poteva essere accolta, in assenza di dette indicazioni.

Alla camera di consiglio del 13 gennaio 2016 il difensore di parte ricorrente ha prodotto una nota di Poste Italiane, in cui si dichiara che i documenti relativi all’accettazione e alla consegna sono conservati in giacenza per tre anni. Trascorso tale periodo non è più possibile effettuare verifiche e fornire le relative informazioni.

La difesa di Poste Italiane si è opposto alla produzione di detto documento.

Alla medesima camera di consiglio, il ricorso è stato trattenuto in decisione.

II) Il Collegio osserva in via preliminare che la ricorrente ha chiesto l’annullamento del silenzio serbato sulla domanda di accesso, e per l’effetto l’ordine alle Poste di comunicare alla ricorrente la data di consegna della raccomandata, consegnando quindi copia dei registri di consegna.

Si osserva tuttavia che le istanze sono state riscontrate, per cui non si può parlare di azione avverso il silenzio, ma il presente ricorso va qualificato come domanda di accertamento del diritto alla copia degli atti richiesti, e quindi come azione al fine di ottenere una risposta positiva sulla domanda di accesso.

Quindi l’esatto petitum è l’accertamento del diritto ad ottenere copia degli atti (presumibilmente copia del registro di consegna delle raccomandate), da cui ricavare il dato richiesto.

La ricorrente assume che non poteva essere posto a suo carico l’onere di specificare gli estremi della raccomandata e che dall’istanza sarebbero stati comunque ricavabili elementi idonei a individuare i documenti di interesse.

Il ricorso è fondato, nei limiti che verranno precisati.

Va premesso che la ricorrente chiede l’accesso ad una raccomandata, al fine di dimostrare l’intervenuta interruzione dei termini di prescrizioni nell’ambito di una causa in materia assicurativa.

Ricopre quindi una posizione qualificata all'esercizio del diritto di accesso, a tutela di un interesse evidentemente funzionale ad una eventuale azione giudiziaria.

Va ricordato che secondo l’orientamento prevalente l’accesso deve avere un oggetto determinato o quanto meno determinabile; la domanda non può essere generica e deve riferirsi a specifici documenti senza necessità di un'attività di elaborazione di dati da parte del soggetto destinatario della richiesta.

Se non può in linea di principio pretendersi che l’istante in sede di accesso agli atti indichi specifici dati (quali il numero di protocollo e la data di formazione di un atto) non in suo possesso, deve in ogni caso rilevarsi come l'Amministrazione, in detta sede, sia tenuta a produrre documenti individuati in modo sufficientemente preciso e circoscritto e non anche a compiere attività di ricerca ed elaborazione degli stessi.

Ciò al fine di coniugare il diritto alla trasparenza con l'esigenza di non pregiudicare, attraverso un improprio esercizio del diritto di accesso, il buon andamento dell'Amministrazione, riversando sulla stessa l'onere di reperire documentazione inerente un determinato segmento di attività.

Richieste generiche, infatti, sottoporrebbero l'Amministrazione a ricerche incompatibili sia con la funzionalità dei plessi, sia con l'economicità e la tempestività dell'azione amministrativa.

In altri termini, a prescindere dalla specifica indicazione della data e del numero di protocollo attribuito agli atti richiesti, non v’è dubbio come l'accesso non possa costringere l'Amministrazione ad attività di elaborazione dati, di guisa che la relativa istanza non può essere generica, eccessivamente estesa o riferita ad atti non specificamente individuati.

Nel caso di specie la difficoltà risiede proprio nel fatto che la ricorrente chiede copia di un documento, proprio perché interessata a conoscere i dati identificativi dello stesso, mentre l’Amministrazione ritiene di non poter risalire all’atto senza detti elementi identificativi.

Si poneva quindi in capo all’Amministrazione l’obbligo di avviare una ricerca, presumibilmente consultando un registro in cui sono trascritti giornalmente i dati della corrispondenza (mittente, destinatario, data di consegna), quindi di porre in essere una attività non di elaborazione, ma di ricerca, consistente nel consultare il registro, estrarre il dato richiesto, anche effettuando semplicemente la fotocopia della pagine in cui sono stati trascritti i dati.

In tal senso probabilmente la domanda di accesso poteva essere soddisfatta, poiché non richiedeva una attività di elaborazione di dati, ma solo una attività di ricerca, fase connaturale ad ogni domanda di accesso.

Per tale ragione il ricorso va accolto, poiché il diniego all’accesso è illegittimo in quanto sorretto da un interesse giuridicamente rilevante e diretto ad ottenere un atto, il cui rinvenimento non implica una attività elaborativa.

La particolarità della questione trattata giustifica la compensazione delle spese di giudizio tra le parti.

P.Q.M.

Il Tribunale Amministrativo Regionale per il Piemonte (Sezione Prima) definitivamente pronunciando sul ricorso, come in epigrafe proposto, lo accoglie e per l’effetto ordina alle Poste Italiane di rilasciare copia degli atti oggetto della richiesta del 25.6.2015, entro il termine di giorni trenta dalla comunicazione o notifica della presente sentenza.

Ordina che la presente sentenza sia eseguita dall'autorità amministrativa.